À l'Université de Lomé, l'adresse e-mail : bien plus qu'une formalité
À l'Université de Lomé, posséder une adresse e-mail n'est pas seulement une formalité, c'est une obligation pour s'inscrire et accéder aux services universitaires. Mais au-delà de cette exigence, une adresse e-mail ouvre la porte à une multitude de fonctionnalités utiles pour les étudiants. Ce tutoriel a pour objectif de vous montrer comment exploiter pleinement les services Google, notamment Gmail, Google Drive, et Google Workspace, afin de faciliter votre parcours universitaire.
Création d'une adresse Gmail (compte Google)
Créer un compte Google est une étape simple et essentielle pour obtenir une adresse e-mail qui vous permettra d'accéder aux divers services Google. Voici comment procéder si ne savez pas le faire :
- Accéder à la page de création de compte :
Cliquez sur le lien suivant pour vous rendre sur la page de création de compte Google accounts.google.com/signup. Elle s'affiche comme indiqué dans l'image suivante :
- Finaliser la création de votre compte :
En suite, il ne vous restera plus qu'à suivre les étapes pour créer votre compte. Une fois les étapes précédentes complétées, vous aurez accès à votre nouvelle adresse Gmail et pourrez commencer à utiliser les services Google associés.
Cliquez sur le lien suivant pour vous rendre sur la page de création de compte Google accounts.google.com/signup. Elle s'affiche comme indiqué dans l'image suivante :
En suite, il ne vous restera plus qu'à suivre les étapes pour créer votre compte. Une fois les étapes précédentes complétées, vous aurez accès à votre nouvelle adresse Gmail et pourrez commencer à utiliser les services Google associés.
Utiliser les services Google
Maintenant que vous avez créé votre compte Google, vous avez accès à une gamme d'outils puissants qui peuvent grandement faciliter votre vie académique. Mais concrètement à quoi servent-ils ? Voici un aperçu des principaux services :
- Envoyer et recevoir des e-mails : Gmail est l'outil principal pour gérer vos communications électroniques. Vous pouvez envoyer, recevoir, et organiser vos e-mails de manière efficace.
- Créer des libellés et des filtres : Organisez vos messages en créant des libellés (catégories) et des filtres pour trier automatiquement vos e-mails dès leur arrivée. Si vous ne l'avez pas, vous pourrez le télécharger en cliquant : ici
Ou si vous êtes sur PC, vous pouvez y accéder en cliquant ici
- Stocker vos documents : Google Drive vous offre 15 Go de stockage gratuit pour conserver vos fichiers, qu'il s'agisse de documents, de photos, ou de vidéos.
- Partager des fichiers : Vous pouvez facilement partager des fichiers ou des dossiers avec vos camarades ou enseignants, avec des options de gestion des droits d'accès. Si vous ne l'avez pas, vous pourrez le télécharger en cliquant : ici
- Google Docs, Sheets, et Slides : Ces outils en ligne vous permettent de créer des documents, des feuilles de calcul, et des présentations collaboratives. Ils sont idéaux pour les projets de groupe et les travaux collaboratifs.
- Google Calendar : Organisez votre emploi du temps, programmez des réunions ou des rappels, et partagez votre calendrier avec vos collègues ou camarades.
Envoyer, lire et gérer ses mails avec l'application Gmail
Maintenant que vous avez créé votre adresse Gmail, il est temps de vous familiariser avec l'application Gmail, un outil indispensable pour gérer vos communications électroniques de manière efficace. Voici comment envoyer, lire et organiser vos e-mails.
1. Envoyer un e-mail
Pour envoyer un e-mail, suivez ces étapes simples :
- Ouvrez l'application Gmail sur votre smartphone ou connectez-vous à votre compte Gmail via un navigateur web.
- Appuyez sur l'icône "Nouveau message" (généralement en bas à droite de l'écran sur mobile ou dans le coin supérieur gauche sur un navigateur). Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de message.
- Saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ "À". Vous pouvez envoyer le même e-mail à plusieurs personnes en ajoutant leurs adresses e-mail séparées par des virgules.
- Renseignez l'objet de votre e-mail dans le champ "Objet". L'objet doit être court et refléter le contenu de votre message.
- Rédigez votre message dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez ajouter des pièces jointes en appuyant sur l'icône du trombone.
- Appuyez sur "Envoyer" (se trouve en haut à droite) pour envoyer votre e-mail. Il sera alors transmis instantanément à votre destinataire. Facile non ? 😁
Pour vous entraîner, envoyer moi un mail pour me faire savoir que vous avez apprécié en cliquant ici 😃
2. Lire un e-mail
Lire vos e-mails est tout aussi simple :
- Ouvrez l'application Gmail ou connectez-vous à votre compte Gmail via un navigateur web.
- Accédez à votre boîte de réception, où vous verrez la liste de vos e-mails reçus.
- Appuyez sur l'e-mail que vous souhaitez lire. Il s'ouvrira, vous permettant de lire le contenu intégral du message.
- Si l'e-mail contient des pièces jointes, vous pouvez les ouvrir en appuyant dessus.
3. Gérer vos e-mails
Gérer vos e-mails de manière efficace est crucial pour rester organisé :
- Archiver ou supprimer un e-mail : Pour archiver un e-mail, faites-le glisser vers la gauche ou la droite dans la boîte de réception. Pour le supprimer, faites glisser l'e-mail dans l'autre sens ou appuyez sur l'icône de la corbeille après avoir ouvert l'e-mail.
- Créer des libellés (catégories) : Pour mieux organiser vos e-mails, vous pouvez créer des libellés. Appuyez sur l'icône des trois barres horizontales en haut à gauche, faites défiler jusqu'à "Libellés", et créez-en un nouveau en appuyant sur "Créer un libellé".
- Utiliser les filtres : Les filtres vous permettent de trier automatiquement vos e-mails. Pour en créer un, ouvrez Gmail dans un navigateur, allez dans "Paramètres" > "Filtres et adresses bloquées" > "Créer un filtre", et configurez vos préférences de tri.
Avec ces pratiques, vous serez en mesure de gérer efficacement votre correspondance électronique avec Gmail, vous permettant de rester organisé et de ne manquer aucun message important.
Utiliser Google Drive
Google Drive est une plateforme de stockage en ligne qui vous permet de conserver vos documents, photos, vidéos et autres fichiers en toute sécurité, et d'y accéder de n'importe où. Voici comment l'utiliser efficacement.
1. Accéder à Google Drive
- Via le navigateur web : Connectez-vous à votre compte Google, puis rendez-vous sur drive.google.com. Vous serez redirigé vers votre espace de stockage Google Drive.
- Via l'application mobile : Téléchargez l'application Google Drive depuis le Play Store ou l'App Store, puis connectez-vous avec votre compte Google. Une fois connecté, vous pouvez accéder à vos fichiers directement depuis l'application.
2. Ajouter des fichiers à Google Drive
Pour commencer à utiliser Google Drive, vous devrez y ajouter des fichiers. Voici comment :
Télécharger un fichier ou un dossier :
- Sur le web : Cliquez sur "Nouveau" > "Importer un fichier" ou "Importer un dossier", puis sélectionnez les fichiers ou dossiers que vous souhaitez télécharger depuis votre ordinateur.
- Sur l'application mobile : Appuyez sur l'icône "+ Nouveau" en bas à droite, puis choisissez "Dossier ou Importer". Sélectionnez les fichiers de votre appareil à télécharger sur Google Drive.
Créer un nouveau document :
- Cliquez sur "Nouveau", puis choisissez "Google Docs", "Google Sheets", ou "Google Slides" pour créer un nouveau document, feuille de calcul ou présentation directement dans Google Drive.
Pour info, Google Workspace est l'équivalent de la suite Microsoft Office. On reviendra sur le sujet un peu plus tard.
3. Organiser vos fichiers dans Google Drive
Une fois que vous avez ajouté des fichiers, il est important de les organiser pour les retrouver facilement :
Créer des dossiers :
- Sur le web : Cliquez sur "Nouveau" > "Dossier", puis nommez le dossier selon vos besoins. Faites glisser vos fichiers dans ce dossier pour les organiser.
- Sur l'application mobile : Appuyez sur l'icône "+" > "Dossier", nommez le dossier, puis déplacez-y vos fichiers.
Utiliser des couleurs et des étoiles :
- Vous pouvez attribuer des couleurs à vos dossiers pour les rendre plus facilement identifiables. Faites un clic droit sur le dossier, puis sélectionnez "Modifier la couleur".
- Vous pouvez aussi ajouter une étoile à vos fichiers ou dossiers importants pour les retrouver rapidement dans la section "Suivis".
4. Partager des fichiers et collaborer avec d'autres
Google Drive facilite le partage de documents et la collaboration en temps réel avec d'autres utilisateurs :
Partager un fichier ou un dossier :
- Sur le web : Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur "Partager". Entrez les adresses e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier et choisissez leurs droits (lecture, commentaire ou modification).
- Sur l'application mobile : Appuyez sur les 3 points à droite du fichier ou du dossier, puis appuyez sur "Partager". Ajoutez les adresses e-mail des personnes avec qui partager.
Collaborer en temps réel :
- Si vous partagez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides, plusieurs personnes peuvent y travailler simultanément. Vous verrez leurs modifications en temps réel, ce qui est idéal pour les projets de groupe.
Avec Google Drive, vous disposez d'un espace de stockage sûr et accessible, vous permettant de gérer vos documents universitaires de manière efficace et collaborative. Que ce soit pour conserver vos notes de cours, partager des projets avec vos camarades, ou simplement garder vos fichiers organisés, Google Drive est un outil indispensable pour tous les étudiants. Et c'est ce même service qui s'occupe de sauvegarder vos discussions WhatsApp pour que vous ne les perdiez pas quand vous changez de téléphone. Pratique non ? 😌
Google Workspace : L'alternative parfaite à Microsoft Office
Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, est une collection d'outils en ligne qui vous permet de créer, d'éditer et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations et bien plus encore. C'est l'alternative parfaite à la suite Microsoft Office, avec des outils équivalents accessibles directement depuis votre navigateur web ou votre appareil mobile, sans installation requise. Pratique, n'est-ce pas ? 😊
1. Google Docs : L'équivalent de Microsoft Word
Google Docs est l'outil de traitement de texte de Google, similaire à Microsoft Word. Avec Google Docs, vous pouvez :
- Créer et éditer des documents : Que ce soit pour rédiger un essai, un rapport ou une lettre, Google Docs vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour mettre en forme votre texte, insérer des images, des tableaux, et bien plus. 📄
- Collaborer en temps réel : Partagez vos documents avec d'autres utilisateurs et travaillez simultanément dessus. Vous pouvez voir les modifications en temps réel, ajouter des commentaires, et discuter directement dans le document.
- Sauvegarde automatique : Plus besoin de s'inquiéter de perdre votre travail. Google Docs enregistre automatiquement votre document au fur et à mesure que vous travaillez. Un vrai soulagement, n'est-ce pas ? 😌
Je vous conseille de l'utiliser le plus souvent sur ordinateur mais vous pouvez aussi l'utiliser sur mobile en recherchant Google Docs sur Play Store.
Pour y accéder tapez doc.new dans votre navigateur, ce qui aura pour effet de créer un nouveau fichier google docs ou simplement rendez vous dans google drive et créer un nouveau fichier. L'interface est très proche de celle de Microsoft word.
2. Google Sheets : L'équivalent de Microsoft Excel
- Créer des feuilles de calcul : Utilisez Google Sheets pour organiser des données, effectuer des calculs avec des formules, et créer des graphiques pour visualiser vos informations. 📊
- Collaborer sur des données : Partagez vos feuilles de calcul avec d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent ajouter, modifier ou analyser les données en temps réel. C'est idéal pour les projets de groupe ou les analyses collaboratives.
- Utiliser des fonctions avancées : Google Sheets offre une gamme complète de fonctions, des formules de base aux outils d'analyse de données avancés. Qui a dit que travailler avec des chiffres devait être compliqué ? 😉
Je vous conseille de l'utiliser le plus souvent sur ordinateur mais vous pouvez aussi l'utiliser sur mobile en recherchant Google Sheets sur Play Store.
Pour y accéder tapez sheets.new dans votre navigateur, ce qui aura pour effet de créer un nouveau fichier google sheets ou simplement rendez vous dans google drive et créer un nouveau fichier. L'interface est très proche de celle de Microsoft Excel.
3. Google Slides : L'équivalent de Microsoft PowerPoint
Google Slides est l'outil de présentation de Google, similaire à Microsoft PowerPoint. Avec Google Slides, vous pouvez :
- Créer des présentations dynamiques : Ajoutez du texte, des images, des vidéos, et des animations pour créer des présentations percutantes. 🎥
- Collaborer sur des présentations : Partagez vos diapositives avec des collègues ou des camarades de classe pour qu'ils puissent contribuer, commenter, ou co-présenter.
- Présenter à distance : Google Slides vous permet de diffuser vos présentations en ligne, ce qui est parfait pour les cours ou les réunions à distance. Tout ça, sans bouger de chez vous ! 📱
Je vous conseille de l'utiliser le plus souvent sur ordinateur mais vous pouvez aussi l'utiliser sur mobile en recherchant Google Slides sur Play Store.
Pour y accéder tapez doc.new dans votre navigateur, ce qui aura pour effet de créer un nouveau fichier google slides ou simplement rendez vous dans google drive et créer un nouveau fichier. L'interface est très proche de celle de Microsoft PowerPoint.
4. Google Forms : L'équivalent de Microsoft Forms
Google Forms est un outil pour créer des formulaires et des questionnaires, comparable à Microsoft Forms. Il vous permet de :
- Créer des sondages et des quiz : Que vous souhaitiez recueillir des opinions ou évaluer les connaissances de vos camarades, Google Forms vous permet de créer facilement des formulaires interactifs. 📝
- Analyser les réponses en temps réel : Les réponses sont automatiquement collectées et organisées dans Google Sheets, où vous pouvez les analyser.
- Partager facilement : Envoyez vos formulaires par e-mail, partagez-les sur les réseaux sociaux, ou intégrez-les directement sur un site web. Une méthode simple et rapide pour collecter des données ! 🚀
5. Google Calendar : L'équivalent de Microsoft Outlook Calendar
Google Calendar est l'outil de gestion du temps de Google, qui rivalise avec Microsoft Outlook Calendar. Il vous aide à :
- Planifier et organiser votre emploi du temps : Ajoutez des événements, des réunions, et des rappels pour ne jamais manquer une échéance importante. 📅
- Partager des calendriers : Partagez votre calendrier avec d'autres personnes pour coordonner des rendez-vous, des réunions de groupe, ou des activités scolaires.
- Synchronisation automatique : Google Calendar se synchronise automatiquement avec vos autres appareils, vous assurant que vous avez toujours votre emploi du temps à portée de main. Plus de soucis d'oubli ! 😉
Avec Google Workspace, vous avez à votre disposition une suite complète d'outils collaboratifs qui vous permettent de créer, gérer et partager vos travaux académiques de manière efficace. Que ce soit pour rédiger un document, analyser des données, ou créer une présentation, Google Workspace est l'alternative idéale à Microsoft Office, adaptée aux besoins des étudiants de l'Université de Lomé. Prêt à vous simplifier la vie universitaire ? 🚀
C'est tout pour ce tuto, j'espère que vous avez aimé, partagez le contenu avec vos amis pour m'encourager à publier plus d'articles sur ce blog Tech et dites moi en commentaire ce que vous avez pensé !
Au revoir 👋🏽
